Déclaration relative à la protection des données

Ces derniers peuvent donc eux aussi se référer à la présente déclaration relative à la protection des données, mais ils doivent de leur côté prendre des mesures pour se conformer à la loi sur la protection des données.

Le traitement des données sert à la gestion, à l’exécution et à l’administration des mandats, au contrôle de la solvabilité, à la prévention des conflits d’intérêts et au contrôle de la qualité. Il répond également aux exigences légales et contractuelles.

En règle générale, les données sont communiquées et mises à disposition directement par les clients. Toutefois, selon la nature et l’étendue du mandat, elles peuvent également provenir d’autorités, de tribunaux ou de tiers. Dans certaines circonstances, des données peuvent également être collectées directement auprès de l’employeur des personnes concernées.

4.3 Données pour les mailings et newsletters

Pour l’envoi d’informations sur des manifestations, publications, etc. (à des fins de marketing) ainsi que pour l’envoi d’éventuelles newsletters, nous traitons les données personnelles suivantes:

• Données de contact et données de base générales selon le ch. 4.1;

Ces données sont nécessaires à la fourniture de la prestation, à la communication ou à la gestion de notre base de clients. Les informations en rapport avec le marketing, les mailings et les newsletters peu- vent également faire l’objet d’une analyse statistique afin d’améliorer nos prestations de services.

Vous pouvez à tout moment vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles à des fins de marketing ou vous désabonner de l’éventuelle newsletter.

4.4 Données pour l’organisation et la réalisation de manifestations

Les données personnelles suivantes sont traitées pour l’organisation et la réalisation de manifestations:
• Données de contact et données de base générales selon le ch. 4.1;
• Informations sur l’employeur (telles que raison sociale, adresse, adresse e-mail), les participants
et intervenants;
• Informations sur la participation à la formation;
• Informations de paiement;
• Dans certaines circonstances, images ou vidéos.

Pour les manifestations en ligne, les données visées au chiffre 4.5 sont également traitées.

Il se peut que vous soyez photographié ou filmé lors de manifestations.

Ces données sont traitées pour l’organisation de manifestations, à des fins de réseautage et de marketing. Nous avons besoin des images pour la documentation interne de la manifestation, pour les inclure dans une newsletter ou sur notre site Internet et nos réseaux de médias sociaux, pour la rédaction de rapports et, le cas échéant, pour informer nos membres de la manifestation. Les participants ont la possibilité de faire savoir au photographe, avant ou au moment de la prise de vue, qu’ils ne souhaitent pas apparaître sur les images correspondantes.

4.5 Données liées à la communication directe (téléphone, e-mail ou chat, réunions en ligne, visioconférences et/ou webinaires, etc.)

Les réunions en ligne, les visioconférences et/ou les webinaires que nous organisons sont réalisés avec Microsoft Teams ou une autre plateforme de communication en ligne choisie par nos clients. Pour la communication directe par téléphone, e-mail, par le biais d’une solution de collaboration ou par chat, nous, et si nécessaire nos prestataires de services correspondants, pouvons traiter les données personnelles suivantes:

• Données de contact et données de base générales selon le ch. 4.1;
• Autres données personnelles contenues dans l’e-mail;
• Données relatives à la communication telles que l’adresse IP, l’heure et la durée de la communi- cation;
• Enregistrements de visioconférence, si nécessaire;

Nous traitons ces données personnelles en vue de fournir et d’améliorer nos prestations de services à
nos clients et à d’autres tiers intéressés.

4.6 Données relatives au personnel

Les données suivantes sont traitées pour la gestion du personnel:

• Données de contact et données de base générales selon le ch. 4.1;
• Données relatives aux assurances sociales / n° AVS;
• Informations sur les enfants;
• Informations sur le poste au sein de notre entreprise, telles que date d’embauche, fonction, salaire, contrat de travail;
• Informations relatives à la candidature telles que lettre de motivation, CV, certificats de travail, diplômes, évaluation des entretiens d’embauche, assessments, références;
• Informations financières et coordonnées bancaires;
• Pour les collaborateurs imposés à la source: confession, permis de séjour, informations sur d’autres activités professionnelles, revenus acquis en compensation et informations sur le parte- naire;
• Informations sur l’entretien d’évaluation périodique;
• Enregistrement du temps et des vacances;
• Informations sur les maladies, accidents, congés de maternité ou de paternité, service militaire ou protection civile;
• Extraits de casier judiciaire et du registre des poursuites, si besoin;

Les dossiers de candidature qui n’aboutissent pas à une embauche sont supprimés / détruits au plus tard une année après l’issue de la procédure de candidature, à moins que nous n’ayons obtenu l’autorisation de les conserver.

Les données servent à un traitement correct dans le domaine des ressources humaines, à l’exécution de la relation contractuelle (contrat de travail) et sont principalement fournies par les collaborateurs et collaboratrices.

4.7 Fournisseurs et autres partenaires contractuels

Nous traitons les données personnelles suivantes des partenaires commerciaux qui effectuent des prestations de services ou des livraisons pour nous:

• Données de contact et données de base générales selon le ch. 4.1;
• Informations financières telles que coordonnées bancaires;
• Informations disponibles dans le contrat (telles que données sur les collaborateurs responsables, conseillers, informations sur la prestation fournie, etc.);

Nous traitons ces données en exécution d’un contrat et en application des périodes de conservation légales en vertu du droit commercial et fiscal. Si nos partenaires contractuels ont accès à nos données personnelles dans le cadre de l’exécution de leur mission (p. ex. sociétés informatiques), nous concluons avec eux un contrat de sous-traitance correspondant.

4.8 Exploitation, amélioration et contrôle du site Internet, d’autres canaux électroniques

4.8.1 Fichiers journaux (logfiles) du serveur

Notre site Internet peut être utilisé sans qu’il soit nécessaire de divulguer des données personnelles étendues. Toutefois, le serveur collecte des informations sur l’utilisateur à chaque consultation. Celles-ci sont sauvegardées temporairement dans les fichiers journaux du serveur. Il n’est cependant pas possible d’attribuer ces informations à une personne précise. Les fichiers journaux contiennent les informations suivantes:

• la date, l’heure d’accès et la quantité de données,
• le navigateur utilisé et le système d’exploitation,
• le nom de domaine du fournisseur,
• la page à partir de laquelle vous êtes arrivé sur notre site (Refered-Url),
• la requête de recherche,
• l’adresse IP.

La collecte de ces données est techniquement nécessaire: elles servent à la stabilité et à la sécurité du site Internet et sont utilisées pour analyser l’utilisation du site Internet et l’améliorer. Elles permettent, en outre, un contrôle précis en cas de suspicion d’utilisation illégale de notre site Internet.

4.8.2 Cookies

Notre site Internet utilise des cookies et des technologies similaires. Si les paramètres de votre appareil l’autorisent, nous utilisons des cookies et des outils similaires afin de vous offrir une expérience de navigation optimale sur notre site Internet.
Les cookies sont des fichiers textes qui sont enregistrés sur votre ordinateur et qui permettent d’analyser votre utilisation du site Internet. Ils facilitent la présentation de notre site Internet et vous aident à naviguer sur notre site. Les cookies collectent des données telles que:

• l’adresse IP,
• le site Internet à partir duquel vous nous rendez visite,
• le type d’appareil que vous utilisez,
• la manière dont vous utilisez notre fonction de recherche (ce que l’on appelle Search-Log),
• les différentes actions que vous effectuez lorsque vous recevez la newsletter.

Vous trouverez d’autres informations sur l’utilisation des cookies dans les informations relatives à l’utilisation des outils d’analyse web (chiffres 7.1 et 7.2).

Il est également possible de visiter notre site Internet sans cookies, en paramétrant le navigateur de façon à ce qu’il empêche l’enregistrement des cookies. Cependant, ce paramétrage peut restreindre les possibilités d’utilisation du site Internet. Nous n’utilisons en aucun cas les cookies pour installer des programmes malveillants ou espions sur votre ordinateur.

4.9 Garantie de la sécurité, respect des obligations légales et exercice de prétentions

Nous pouvons traiter les données personnelles susmentionnées afin de garantir la sécurité et de faire valoir vos droits, si cela s’avère nécessaire, et, à cet effet, les transmettre à des tiers tels que des tribunaux ou offices.

5. Saisie des données, période de conservation, mesures de sécurité

5.1 Saisie des données

En règle générale, nous obtenons les données personnelles mentionnées au chiffre 4 directement de votre part à partir du moment où vous bénéficiez de l’une de nos prestations. Dans certaines circonstances, les données peuvent être également collectées directement auprès de l’employeur des personnes concernées.

Toutefois, dans le cas de mandats, les données peuvent également provenir d’autorités, de tribunaux ou de tiers, selon la nature et l’étendue du mandat.

Nous utilisons également des informations accessibles au public dans les médias et sur Internet dans la mesure où cela est indiqué dans un cas concret (p. ex. dans le cadre d’une candidature), ainsi que des données en rapport avec l’utilisation du site Internet (voir chiffre 4.8).

5.2 Période de conservation

Nous conservons les données personnelles aussi longtemps qu’elles sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, pendant les durées de conservation légales ou contractuelles, et aussi longtemps que nous avons un intérêt prépondérant à les conserver. Les données sont ensuite effacées. Sauf nécessités spécifiques justifiants une conservation plus longue, les données sont détruites au plus tard 15 ans après la fin de la relation contractuelle (clients, fournisseurs, employés, etc.)

5.3 Sécurité des données

Nous prenons les mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé et toute utilisation abusive. Ces mesures comprennent des solutions de sécurité informatique et de réseau, des restrictions d’accès, le cryptage des supports de données et de leur transmission, des instructions, formations et contrôles.

Les données sont sauvegardées dans les applications et logiciels que nous utilisons. Les données sont sauvegardées sur des serveurs situés en Suisse.

Si des tiers ont accès à nos données, des mesures particulières, qui sont régies par le contrat de sous-traitance (voir chiffre 8), sont prises.

6. Réseaux de médias sociaux

Notre site Internet utilise des boutons de partage pour vous permettre, en cliquant, d’utiliser des plug-ins sociaux de tiers, p. ex. Twitter ou LinkedIn. Nous permettons ainsi aux visiteurs de notre site Internet de partager le contenu sur les réseaux de médias sociaux respectifs. Lorsque vous cliquez sur un bouton de partage, les données d’utilisation sont transmises au prestataire de médias sociaux correspondant.

Les plug-ins sont identifiés par le logo du prestataire. Le contenu du plug-in est directement transmis à votre navigateur par le site prestataire et relié par celui-ci à la page Internet. En reliant les plug-ins ou en ouvrant le canal correspondant via le lien, le prestataire reçoit l’information que vous avez consulté notre site Internet.

Si vous êtes connecté en même temps chez le prestataire, celui-ci peut associer la visite à votre profil. Si vous interagissez avec les plug-ins, p. ex. en cliquant sur le bouton ou en laissant un commentaire, l’information correspondante est transmise directement de votre navigateur au prestataire et y est sauvegardée.

Nous renvoyons (en outre) à nos réseaux de médias sociaux respectifs au moyen de liens. Il s’agit uniquement d’un renvoi statique vers le canal concerné. Lorsque vous vous connectez à nos réseaux de médias sociaux, nous recevons des informations qui sont enregistrées dans votre profil (informations de contact) et d’éventuelles informations sur les profils de vos amis.
Vous trouverez le but et l’étendue de la collecte de données et le traitement ultérieur de vos données par le prestataire, ainsi que vos droits y afférents et les possibilités de paramétrage visant à protéger votre vie privée dans les informations relatives à la protection des données des prestataires.

7. Technologies de suivi et outils de prestataires tiers

7.1 Google Analytics

Ce site Internet utilise «Google Analytics», un outil d’analyse de sites Internet de la société Google Ireland Limited («Google»), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande. Google Analytics utilise des «cookies», c’est-à-dire des fichiers textes qui sont enregistrés sur votre ordinateur et qui permettent d’analyser votre utilisation du site Internet. Les informations générées par les cookies sur votre utilisation de notre site Internet sont en général transférées et enregistrées sur un serveur de Google aux États-Unis.

Si vous activez l’anonymisation de votre adresse IP sur notre site Internet, cette adresse sera traitée de manière abrégée par Google en Suisse, dans les États membres de l’Union européenne (UE) ou dans d’autres États parties à l’Accord sur l’Espace économique européen. Cela a pour conséquence qu’au- cune identification de votre identité n’est possible.

Ce n’est que dans des cas exceptionnels que l’adresse IP complète est transmise à un serveur Google aux États-Unis où elle y est abrégée. Sur mandat de l’exploitant de ce site, Google utilisera ces informations afin d’analyser votre utilisation du site Internet, d’établir des rapports d’activités web et de nous fournir d’autres prestations en lien avec l’utilisation du site Internet et d’Internet.

Vous pouvez empêcher l’enregistrement de cookies en paramétrant votre navigateur en conséquence. Néanmoins, nous attirons votre attention sur le fait que, dans ce cas, toutes les fonctionnalités de notre site ne seront éventuellement pas entièrement disponibles.

7.2 Utilisation de plug-ins

Notre site Internet utilise des fonctions du réseau LinkedIn. Le prestataire est la société LinkedIn Ireland Unlimited, Company Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2 Irlande. À chaque consultation d’une page de notre site contenant des fonctions de LinkedIn, une connexion aux serveurs de LinkedIn est établie. LinkedIn est informé que vous avez visité une de nos pages via votre adresse IP. Si vous cliquez sur le «bouton Recommend» et que vous êtes connecté à votre compte LinkedIn, LinkedIn peut alors établir un

lien entre votre visite sur notre site Internet et votre propre personne ainsi que votre compte utilisateur. Vous trouverez de plus amples informations dans la politique de confidentialité de LindedIn.

8. Transmission et transfert de données

Nous pouvons transmettre des données personnelles à des tiers si vous y avez consenti, si cela est nécessaire pour fournir la prestation concernée, remplir l’objectif du contrat ou préserver notre intérêt légitime, ou si nous y sommes tenus par la loi.
Les catégories suivantes de destinataires peuvent recevoir des données personnelles de notre part:

• prestataires de services (p. ex. sociétés de services informatiques, fournisseurs d’hébergement,
fournisseurs, conseillers, avocats, compagnies d’assurance).
• tiers dans le cadre de nos obligations légales ou contractuelles, autorités (notamment autorités
de surveillance de la révision ou autorités fiscales), institutions gouvernementales, tribunaux.

Les tiers que nous mandatons se sont contractuellement engagés à respecter la protection des données et à ne traiter les données que dans le but que nous leur avons indiqué.

Nos prestataires sont pour la plupart situés en Suisse ou dans l’UE / l’EEE. Certaines données personnelles peuvent également être transférées aux États-Unis (p. ex. données Google Analytics). Si un transfert de données vers un pays ne disposant pas d’un niveau de protection des données adéquat s’avère nécessaire, il sera effectué sur la base des clauses contractuelles standard (p. ex. dans le cas de Google) ou d’autres garanties appropriées.

Les informations que vous nous avez transmises peuvent en outre être rendues anonymes et transmises à des tiers à des fins d’analyse statistique.

9. Vos droits

Toute personne peut demander des renseignements sur les données traitées la concernant, ainsi que sur l’origine, le destinataire et la finalité de la collecte et du traitement des données. En outre, vous avez le droit de demander la rectification, le blocage, l’effacement ou le transfert de vos données.

Les données conservées en vertu de dispositions légales ou nécessaires à la gestion des affaires ne peuvent resp. ne doivent pas être supprimées/effacées. Si les données ne sont pas concernées par une obligation légale d’archivage ou par notre intérêt prépondérant de conservation, nous supprimerons vos données à votre demande. Si l’obligation d’archivage s’applique, nous bloquons vos données.

Vous pouvez en outre faire valoir vos droits en justice ou déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données compétente.

10. Dispositions finales

10.1 Entité responsable et contact

Nous sommes responsables du traitement des données conformément à la présente déclaration relative à la protection des données, sauf disposition contraire.

Le responsable de la protection des données est M. Sylvain Rochat, directeur.

Les demandes générales concernant la protection des données peuvent nous être envoyées par courrier ou par e-mail à Hervest Fiduciaire SA, Chemin de Chantemerle 14, 1010 Lausanne.

Pour les questions concernant une personne en particulier, les demandes de rectification ou une de- mande de suppression, une copie de la carte d’identité ou du passeport permettant d’identifier l’utilisateur doit en outre être jointe.

10.2 Adaptations de la déclaration relative à la protection des données

Nous pouvons adapter notre déclaration relative à la protection des données à tout moment en la publiant sur notre site Internet. La présente déclaration relative à la protection des données a été mise à jour pour la dernière fois en juin 2024.